Śmierć bliskich osób nakłada szereg obowiązków do dopełnienia, które leżą po stronie najbliższej rodziny zmarłego. Podstawą do załatwienia jakichkolwiek spraw związanych z zasiłkiem pogrzebowym lub organizacją pogrzebu jest posiadanie aktu zgonu. Taki dokument można utrzymać od urzędu stanu cywilnego na podstawie karty zgonu wydanej przez lekarza w placówce medycznej.
To dokument urzędowy, który jest wydawany przez Urząd Stanu Cywilnego. Jego sporządzenie jest niezbędne do tego, aby rozpocząć procedury związane z organizacją pochówku przez zakład pogrzebowy w Warszawie lub innych miejscowościach w Polsce. Oficjalna dokumentacja dotycząca zgonu wybranej osoby potwierdza jej śmierć i stanowi część ksiąg stanu cywilnego.
Warto dodać, że rodzina zmarłej osoby lub upoważnione osoby mogą otrzymać od ręki wyłącznie skrócony odpis aktu zgonu. Ten zostanie sporządzony przez urzędnika, który ma wgląd w kartę zgonu przygotowaną przez placówkę medyczną lub lekarza. Kto przygotowuje kartę zgonu, która jest podstawą do wydania aktu o śmierci? Wyróżniamy trzy sytuacje, kiedy konkretne osoby wydają kartę zgonu:
Jeśli chodzi o rejestrację zgonu w urzędzie - tym zajmuje się pracownik Urzędu Stanu Cywilnego właściwego ze względu na miejsce zgonu lub znalezienia zwłok danej osoby. Dokładne informacje i przepisy związane ze sporządzeniem aktu zgonu można znaleźć w Ustawie z dnia 28 listopada 2014 roku Prawo o aktach stanu cywilnego.
W sytuacji, kiedy doszło do śmierci bliskiej osoby o odpis zupełny aktu zgonu, może ubiegać się przede wszystkim najbliższa rodzina zmarłego oraz podmioty prawnie uprawnione do pozyskania takiej dokumentacji. Zaliczamy do nich:
Warto dodać, że wniosek o wydanie odpisu aktu zgonu z Urzędu Stanu Cywilnego może też złożyć pełnomocnik, który ma urzędowe upoważnienie wydane na piśmie.
Po uzyskaniu aktu zgonu można uruchomić procedurę ubiegania się o zasiłek pogrzebowy, który można w 100% przeznaczyć na pokrycie kosztów poniesionych na organizację pochówku zmarłej osoby.
Ubieganie się o odpis aktu gonu z Urzędu Stanu Cywilnego jest możliwe na trzy sposoby: osobiście w urzędzie, listownie oraz przez internet. Najszybsza opcja to oczywiście złożenie wniosku wraz z wymaganą dokumentacją online. W ten sposób można szybko uzyskać niezbędne dokumenty, bez potrzeby wychodzenia z domu.
Warto mieć na uwadze, że urząd wydaje różnego rodzaju odpisy związane ze zgonem konkretnej osoby. Wyróżniamy takie, jak:
W akcie skróconym znajdują się informacje o aktualnej treści aktu wraz z uwzględnieniem zmian, które dokonano w dokumentacji w ostatnim czasie. Jeśli chodzi o odpis zupełny - ten dokument ma znacznie więcej informacji i jest powtórzeniem treści aktu stanu cywilnego wraz z treścią wprowadzanych zmian.
Dokument od urzędu można otrzymać w wersji papierowej lub elektronicznej. W przypadku dokumentów cyfrowych te są podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, co potwierdza autentyczność wydanego odpisu. Dokument elektroniczny pobierzesz ze swojej skrzynki ePUAP.
Do przygotowania aktu zgonu i wydania odpisy potrzebne jest nie tylko uzupełnienie stosownego formularza, ale także należy zgłosić do urzędu kilka niezbędnych dokumentów. Dane, które potrzebujesz do wydania odpisu aktu zgonu to:
Podając jak najwięcej informacji, można nieco przyśpieszyć czas realizacji zlecenia przez urzędnika. Ubiegając się o odpis skrócony lub zupełny aktu zgonu potrzebujesz dokumentów potwierdzających Twój interes prawny w wydaniu takiego dokumentu, a także pełnomocnictwa, jeśli działasz w imieniu innych osób. W przypadku płatności internetowych do wniosku trzeba dołączyć też potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej.
Wniosek o odpis aktu stanu cywilnego związanego ze zgonem konkretnej osoby to wydatek:
W przypadku udzielenia pełnomocnictwa osobie trzeciej, która ubiega się o wydanie dokumentu, potrzebne jest uiszczenie dodatkowej opłaty skarbowej w wysokości 17 złotych. Płatności za wydanie aktu zgonu, można dokonać przez internet (w tym przypadku koszty operatora płatności to dodatkowe 59 groszy).
Czas oczekiwania na wydanie aktu zgonu to 7 dni kalendarzowych licząc od dnia, w którym został złożony wniosek. Trzeba jednak mieć na uwadze, że taki czas oczekiwania obowiązuje w przypadku złożenia dokumentów w placówce USC, gdzie jest dostępny akt w formie papierowej. W przeciwnym razie czas oczekiwania na dokument może wydłużyć się do 10 dni roboczych.
Kierownik USC może też odmówić wydania odpisu aktu stanu cywilnego odnośnie do zgonu, jeśli wnioskodawca nie ma prawa do uzyskania takiej dokumentacji. Wtedy wydawana jest decyzja administracyjna, od której można się odwołać w terminie 14 dni. Wniosek z odwołaniem oraz wymaganą dokumentacją trzeba złożyć do Wojewody, który sprawuje władzę nad danym Urzędem Stanu Cywilnego.
Odpis aktu zgonu wydanego przez USC w wersji elektronicznej można wydrukować, ale wtedy traci moc prawną. Wynika to z tego względu, że dokumenty w wersji XML lub PDF są podpisane elektronicznym podpisem kwalifikowanym, a wydruk takiego pisma nie ma mocy prawnej, a więc odbiorca nie uzna go w tej formie.
